Rheinland-pfälzische Digitalisierungsministerium und die Kommunalen Spitzenverbände ziehen Ende 2022 Bilanz.
Das rheinland-pfälzische Digitalisierungsministerium und die Kommunalen Spitzenverbände haben die Umsetzungsfrist des Onlinezugangsgesetzes (OZG) am 31.12.2022 zum Anlass für eine Bilanz der bisherigen OZG-Umsetzung genommen und weitere Schritte auf dem Weg zur digitalen Verwaltung in Rheinland-Pfalz vereinbart. In einem gemeinsamen Strategiepapier unterstreichen Land und Kommunen ihren ganzheitlichen Ansatz bei der Verwaltungsmodernisierung, der neben dem digitalen Zugang zur Verwaltung auch die Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse in den Blick nimmt. Ein wichtiger Meilenstein ist zum Jahresende erreicht: Rheinland-Pfalz hat die technischen, rechtlichen und finanziellen Voraussetzungen geschaffen, um die Verwaltungsdigitalisierung ab 2023 zielgerichtet weiter voranzutreiben.
Im Rahmen der OZG-Umsetzung konnten bereits wichtige Weichen für eine moderne, nutzerfreundliche und zukunftsfähige digitale Verwaltung gestellt werden. Durch die gemeinsame Meilensteinplanung von Land und Kommunen steht die Verwaltungsdigitalisierung in Rheinland-Pfalz auf einem soliden Fundament, auf dem wir nun weiter auf-bauen können. Damit kann die OZG-Umsetzung in Rheinland-Pfalz ab 2023 spürbar an Fahrt aufnehmen.
Alexander Schweitzer, Digitalisierungsminister Rheinland-Pfalz.
Bei der Umsetzung des OZG geht es um mehr als den Einsatz von neuer Software zur Digitalisierung von Verwaltungsverfahren. Es geht vor allem darum, im Rahmen der Digitalisierung schlankere Bearbeitungsprozesse aufzusetzen und viele der bisher gängigen Abläufe auf den Prüfstand zu stellen. Das alles braucht Zeit, führt aber letztlich zu mehr Effizienz in der Verwaltung und somit zu mehr Kundenzufriedenheit bei den Bürgerinnen und Bürgern
Michael Mätzig, Geschäftsführender Direktor des Städtetags stellvertretend für die Kommunalen Spitzenverbände.
Verwaltungsdigitalisierung - was wurde erreicht und wie geht es weiter.
Das Onlinezugangsgesetz wollen Landesregierung und Kommunale Spitzenverbände daher als Startschuss für eine umfassende Verwaltungsmodernisierung verstanden wissen. Im Mittelpunkt soll dabei die Nutzerorientierung stehen. Die OZG-Umsetzung bezieht sich dadurch auf den gesamten internen Verwaltungsprozess. Digitale Verwaltung wird also umfassend neu gedacht. Diese tiefgreifenden Strukturveränderungen brauchen Zeit.
Einen wesentlichen Erfolg des Onlinezugangsgesetzes sehen Land und Kommunen in der Schaffung kooperativer und nachhaltiger Strukturen für die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland: „Die im Rahmen der OZG-Umsetzung angestoßene arbeitsteilige Umsetzung war richtig und wichtig. Damit ist eine innovative Form der Zusammenarbeit entstanden, auf der auch über die OZG-Umsetzung hinaus aufgesetzt werden kann.“ Letztlich seien die Entscheidung für das arbeitsteilige „Einer für Alle“-Prinzip (EfA) und die Bereitstellung der Konjunkturmittel des Bundes allerdings zu spät gekommen. „So wurde zwar eine kluge Lösung für ein komplexes Vorhaben gefunden, aber eben auch ganz unmittelbar wichtige Zeit verloren, die Länder und Kommunen zur konkreten Umsetzung der OZG-Lösungen gebraucht hätten“, halten Land und Kommunale Spitzen-verbände fest.
Von Anfang an hatten das rheinland-pfälzische Digitalisierungsministerium und die Kommunalen Spitzenverbände im Bund auf eine Priorisierung der wichtigsten Verwaltungsleistungen gedrängt. Land und Kommunen betonen: „Die von uns eingeforderte Priorisierung hat zwar zu einer Fokussierung auf zentrale Leistungen geführt, aber nicht zu einer Beschleunigung.“ So ist das von Rheinland-Pfalz und Hessen entwickelte OZG-Breitband-Portal eine der wenigen priorisierten Leistungen, die bereits bundesweit einsatzbereit sind.
Onlinezugangsgesetz bekommt neuen Umsetzungszeitraum 2023 und 2024.
Den Umsetzungszeitraum 2023 und 2024 wollen Land und Kommunen nun nutzen, um die bundesweit verfügbaren EfA-Leistungen landesseitig bereitzustellen. „Mit der Zusammenarbeit des kommunalen und des landesseitigen Umsetzungsprojektes haben wir in Rheinland-Pfalz dafür eine sehr gute Basis“. Gemeinsam werde man den OZG-Prozess einer Prüfung unterziehen und die Erkenntnisse in die Weiterentwicklung des Onlinezugangsgesetzes einfließen lassen. „Dabei muss insbesondere die kommunale Perspektive stärker berücksichtig werden“, erklären Land und Kommunen abschließend.
Meilensteinplanung als Maßstab und Orientierung der Verwaltungsdigitalisierung wurde aktualisiert.
Vor 2017 gab es in Deutschland keine kooperative Struktur für die Verwaltungsdigitalisierung in einem komplexen Mehrebenensystem. Deswegen war es wichtig, dass man lange über den richtigen Weg der Umsetzung diskutiert hat. Allerdings hat dies dazu geführt, dass erst im Jahr 2020, mit der Entscheidung für das Umsetzungsprinzip „Einer für Alle“ (EfA) und der Bereitstellung von Mitteln in den Konjunkturpaketen, wirklich Dynamik entfacht wurde. EfA bedeutet, dass für eine konkrete (OZG-)Leistung durch einen Akteur jeweils nur ein Dienst entwickelt und dieser dann zur Nachnutzung in allen 16 Bundesländern bereitgestellt wird.
Realistische Perspektiven zur Umsetzung des OZG schaffen.
So wurde letztlich zwar eine kluge Lösung für ein komplexes Vorhaben gefunden, aber eben auch ganz unmittelbar wichtige Zeit verloren, die Länder und Kommunen zur konkreten Umsetzung der OZG-Lösungen gebraucht hätten. Mit der Vereinbarung auf einen OZG-Umsetzungszeitraum in Rheinland-Pfalz, mindestens für die Jahre 2023 und 2024, schaffen wir eine realistische Perspektive für den Rollout der Leistungen auf der kommunalen Ebene. Dabei werden alle unterstützt: Diejenigen, die schneller Leistun-gen digital anbieten und diejenigen, die länger brauchen.
Die im Rahmen der OZG-Umsetzung angestoßene arbeitsteilige Umsetzung in den Themenfeldern nach dem EfA-Prinzip war richtig und wichtig. Damit ist eine innovative Form der Zusammenarbeit entstanden, auf der auch über die OZG-Umsetzung hinaus aufgesetzt werden kann. Diese etablierten kooperativen Strukturen gilt es bundesweit fortzuführen und weiter zu nutzen.
Verwaltungsdigitalisierung ist schwerpunktmäßig kein IT-Projekt, sondern Change Management und Organisation.
Die Umsetzung des OZG ist – das mussten alle Akteurinnen und Akteure zunächst lernen – schwerpunktmäßig kein IT-, sondern ein Organisationsprojekt mit weitreichenden Veränderungen der Abläufe und Bearbeitungsprozesse innerhalb der Verwaltungen. Das von Bund, Ländern und Kommunen zunächst praktizierte Vorgehen einer 1:1-Digitalisierung von Verwaltungsleistungen hat sich daher als nicht zielführender Ansatz herausgestellt. Denn komplexe, teils ineffiziente Verfahren werden allein durch Digitalisierung nicht besser. Grundsätzlich sollte angestrebt werden, erst zu prüfen, ob Verfahren abgeschafft beziehungsweise im Bedarfsfall optimiert werden können, bevor sie digitalisiert werden. Dabei muss auch geprüft werden, ob die staatlichen Leistungen gar ohne Antrag und/oder ohne aufwändige Nachweiserbringung bewilligt werden können. Dieses Vorgehen ist sehr aufwändig, führt aber am Ende nicht nur zu digitalen Verwaltungsleistungen, sondern auch zu mehr Effizienz und einer schnelleren Bearbeitung in der Verwaltung und somit zu mehr Kundenzufriedenheit bei den Bürgerinnen und Bürgern.
Priorisierung und Fokussierung auf zentrale Leistungen - mehr Effektivität, aber langsamere Umsetzung.
Das OZG verstehen wir demzufolge als Startschuss und Grundstein für eine zukunftsfähige digitale Verwaltung und für eine durchgreifende und umfassende Verwaltungsmodernisierung. Kurz vor dem Erreichen der wichtigen Wegmarke am 31.12.2022 zeigt sich ein ambivalentes Bild bei der Umsetzung. Wir sehen uns bestätigt, dass wir sehr früh und gemeinsam auf das Nichterreichen der Ziele des OZG zum 31.12.2022 hingewiesen haben. Die von uns eingeforderte Priorisierung hat zu einer Fokussierung auf zentrale Leistungen geführt, aber nicht zu einer Beschleunigung. Auf kommunaler Ebene hat sich gezeigt, dass die Umsetzung des OZG personelle Ressourcen bindet und sehr spezifisches Know-how erfordert (insbesondere IT- und Projektmanagement).
Ausreichend qualifiziertes Personal stand einer Reihe von Kommunen erst relativ spät zu Verfügung.
Die Bereitstellung der für die Verwaltungsdigitalisierung notwendigen Software hat sich als extrem komplexes Unterfangen herausgestellt. Da es keine fertigen Lösungen am Markt gab, mussten diese größtenteils neu beauftragt oder programmiert werden und spezielle Erfordernisse beim Datenschutz, hinsichtlich der Datensicherheit und Barrierefreiheit erfüllen. Deswegen kam es zu einer späten Bereitstellung von Basisdiensten, sodass hier ebenfalls Verzögerungen im Zeitablauf für die kommunale Seite entstanden sind, ohne dass diese darauf Einfluss nehmen konnte.
OZG Ziel 2022 nicht erreicht, aber Grundstein gelegt für weitere Verwaltungsdigitalisierung.
Obwohl die Ziele zum Ende des Jahres 2022 nicht vollständig erreicht werden, konnten im Rahmen der OZG-Umsetzung wichtige Weichen für eine moderne, nutzerfreundliche und zukunftsfähige digitale Verwaltung gestellt werden:
- Standards wurden bundesweit festgelegt und ein Portalverbund aufgebaut, in dem Rheinland-Pfalz mit der Zusammenarbeit im OZG-Verbund Mitte dafür sorgt, dass wir eine Konsolidierung der Plattformen in Deutschland erreichen. Über den OZG-Verbund Mitte erfolgt darüber hinaus ein länderübergreifender Austausch der in diesem Verbund erstellten Online-Prozesse, die in den Mitgliedsländern nach entsprechender Anpassung ebenfalls nachgenutzt werden können.
- Mit der von MASTD und Kommunalen Spitzenverbänden erfolgreich eingeforderten Priorisierung konnten in den zentralen Leistungen bereits wichtige Meilensteine erreicht werden. Die wenigen vorhandenen Online-Anträge sind effizient und einfach und zeigen, dass es sich lohnen kann, auf die Bereitstellung der EfA-Leistungen zu warten.
- Das Land Rheinland-Pfalz ist mit dem Breitband-Portal auf der bundesweiten Priorisierungsliste für die OZG-Beschleunigung gewesen. Diese Leistung ist vorhanden und kann nachgenutzt werden. Der Rollout im Land läuft.
- Für die 194 hauptamtlich geführten Kommunen in Rheinland-Pfalz wurde eine komplett neue Organisations- und Kommunikationsstruktur für die Umsetzung des OZG aufgebaut, die in Zukunft in unterschiedlichen Bereichen die Digitalisierung in den Kommunen voranbringen wird.
- Durch die Implementierung sogenannter Pilotkommunen (Vorreiter bei der Verwaltungsdigitalisierung) konnte wertvolles Wissen für eine erfolgreiche OZG-Umsetzung in allen Kommunen generiert werden. Dutzende hier erstellte digitale Verwaltungsprozesse können nunmehr in ganz Rheinland-Pfalz nachgenutzt werden.
- Mit der Zusammenarbeit des kommunalen und des landesseitigen Umsetzungsprojektes haben wir in Rheinland-Pfalz eine sehr gute Basis für den nun anstehenden Rollout von EfA-Leistungen, den civento-Prozessen aus dem OZG-Verbund Mitte und selbstverständlich für die selbst erstellten OZG-Leistungen geschaffen.
Teilerfolge in Rheinland-Pfalz - technische, finanzielle und rechtliche Voraussetzungen für EfA-Nachnutzung geschaffen.
Das gemeinsame Ziel über die technischen, rechtlichen und finanziellen Voraussetzungen der EfA-Nachnutzung unser Bundesland zum 31.12.2022 „OZG ready“ zu machen, haben wir erreicht. Das heißt aber auch: Jetzt fängt die Arbeit richtig an. Nämlich, wenn die EfA-Leistungen durch die Themenfelder und die eigenen sowie die Prozesse aus dem OZG-Verbund Mitte bereitgestellt werden. Die gemeinsam entwickelte Meilensteinplanung gibt der kommunalen Ebene und den Landesressorts dafür die notwendige Sicherheit hinsichtlich der genauen Bereitstellungszeiträume der Basisdienste und dokumentiert unseren gemeinsam entwickelten Umsetzungsfahrplan von EfA- und civento-Prozessen, zum Teil in Abhängigkeit der Bereitstellung dieser Leistungen durch die Themenfelder.
Erste Schritte für den Umsetzungszeitraum 2023/2024.
Wir nutzen den Umsetzungszeitraum 2023/2024, nach dem Abschluss des Onboardings der Kommunen auf die civento-APP (civento Antragsplattform) und die Bereitstellung der Basisdienste durch das Land, die EfA-Leistungen landesweit bereitzustellen. Gemeinsam starten wir zusätzlich einen rheinland-pfälzischen Dialog mit den Herstellern sogenannter Fachverfahren, um Hürden und Schwierigkeiten, die sich auf der weiteren Wegstrecke der Onlineleistungs-Umsetzung ergeben, direkt anzugehen und gemeinsame Lösungen zu entwickeln. Gemeinsam werden wir den OZG-Prozess einer Prüfung unterziehen und die Erkenntnisse in die Weiterentwicklung des OZG einfließen lassen. Wichtig ist Land und Kommunen gemeinsam, dass insbesondere die kommunale Perspektive stärker berücksichtig wird.
Quelle: Pressedienst Ministerium für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung und Kommunale Spitzenverbände