Datenschutz

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Video-konferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Verbandsgemeinde Lingenfeld.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

1. Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
2.  Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.
3.  Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
4.  Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
5. Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um  diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit  selbst  über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chat-Inhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nach-bereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar Teilnehmenden verarbeiten. Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online- Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Verbandsgemeinde Lingenfeld verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Daten-verarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durch-führung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weiter-gabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Dritt-land statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Verbandsgemeindeverwaltung Lingenfeld
Hauptstraße 60
67360 Lingenfeld

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, erheben und speichern wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Name: Zur persönlichen Ansprache
• E-Mail-Adresse: Zur Kontaktaufnahme und Rückmeldung
• Adresse(optional): postialische Kontaktaufnahme
• Telefonnummer (optional): Für eine schnellere Kommunikation bei Rückfragen
• Nachricht: Ihre individuellen Anliegen oder Fragen

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verwendet:

• Bearbeitung Ihrer Anfrage
• Kontaktaufnahme bei Rückfragen
• Bereitstellung von Informationen und Dienstleistungen, die Sie angefordert haben

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen) sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der Bereitstellung von Informationen über unsere Dienstleistungen.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn:

• Sie haben ausdrücklich eingewilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorsehen. Danach werden Ihre Daten gelöscht oder gesperrt.

Sie haben das Recht:

• Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten oder Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
• Der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen (Art. 21 DSGVO)
• Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. 

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an: